Während erste Dokumentationen noch im sofort verfügbaren und den Partner\*innen bekannten Lernmanagementsystem moodle erfolgten, wurde schnell klar, dass aufgrund der Vielzahl der Meilensteine und Akteur\*innen im Projekt ein Tool mit Projektmanagementfunktionen für die Online-Zusammenarbeit des Konsortiums besser geeignet wäre. Dennoch:
In **Vorbereitung der Tool-Auswahl** stellten die Partner\*innen ihre individuellen Anforderungen an das Kollaborations- nd Transfersystem anhand dieser Fragen zusammen:
**I. Welche Kommunikationsinstrumente brauchen wir wofür?**
**II. Welche Kollaborationsstruktur gibt uns den besten Überblick?**
**III. Was wollen wir wie dokumentieren und miteinander teilen?**
*Abb. 1 Verbund-Workshop 2018: Gewünschte Kommunikationsinstrumente*
*Abb. 2 Verbund-Workshop 2018: Gewünschte Kollaborationsstruktur*
*Abb. 3 Verbund-Workshop 2018: Gewünschte Dokumentationsbausteine*
Es zeigte sich insbesondere ein Bedürfnis darin, über Arbeitsstände informiert zu sein und ein Aufgabenmanagement zu betreiben, das Erfüllungsstände abbildet. Auch das Kommentieren von Ergebnissen und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten wurde als wichtig eingeschätzt, um Synergien aus den unterschiedlichen Partnererfahrungen zu ziehen.
Im Ergebnis des Workshops entstand eine tabellarische Auflistung aller relevanten Tool-Kriterien mit Gewichtung, so dass eine **Priorisierung der Systemanforderungen** vorgenommen werden konnte. Diese bildete die maßgebliche Grundlage für die Vorauswahl und Bewertung verschiedener Online-Tools.
Diese Tools überzeugten mit ihren Basisfunktionen, die sowohl geeignet schienen die Verbundzusammenarbeit zu unterstützen als auch die Arbeit einer späteren Transfer- und Vernetzungsstelle:
| **Projektmanagement** | **Wiki/Dokumentationsplattform** | **Kommunikationstool** |
| ----------------- | ---------------------------- | ------------------ |
| · JIRA<br><br>· Trello<br><br>· Asana<br><br>· Microsoft Project | · Confluence<br><br>· Dropbox<br><br>· Google Docs<br><br>· Moodle<br><br>· Evernote<br><br>· SharePoint | · HipChat<br><br>· Slack<br><br>· Skype<br><br>· Microsoft Teams |
*Abb. 4 Lead-Workshop 2018: Tool-Vergleich anhand der Basisfunktionen*
Nach Betrachtung der Anforderungen im Detail zeigte sich, dass die **Entwicklung einer Arbeitsplattform** mit allen avisierten Funktionen für die verschiedenen Zielgruppen einen langen Zeitraum in Anspruch nehmen würde. Die Online-Kollaboration im Verbund würde erst im Folgejahr starten können, war aber schon jetzt dringend. Zugleich schätzten die Partner\*innen ein, dass die spätere Zusammenarbeit mit Pilotunternehmen wichtige Erkenntnisse und Ideen für das Wissens-, Transfer- und Vernetzungsportal liefern würde. Das Konsortium entschied daher, Plattformen für die Verbund-Kollaboration und für das Wissens-, Kollaborations- und Transferportal Energietechnik sukzessiv aufeinanderfolgend zu entwickeln.
Für die Verbund-Kommunikation und –Kollaboration kamen ausgehend von dem nachfolgenden Tool-Vergleich **Confluence und JIRA in Kombination** zum Einsatz.
*Abb. 5 Lead-Workshop 13.09.2018: Detaillierter Tool-Vergleich*
**Confluence** überzeugte nicht nur in den Basisfunktionen, sondern auch mit vielen Add-ons und Templates, die sowohl übersichtliche Strukturen erwarten ließen als auch eine hohe Flexibilität bezüglich des sukzessiven Ausbaus der Plattform. Hier erstellten die Partner\*innen gemeinsam Arbeitsinhalte, bereiteten Meetings und Veranstaltungen vor und dokumentierten Arbeitsstände und -ergebnisse. Auch das Schreiben des ersten Zwischenberichts konnte in Confluence viel übersichtlicher und einfacher gestaltet werden als über den bis dahin üblichen Mail-Verkehr.
Mit **JIRA** wurde zudem ein Projektmanagement-Tool in das System eingebunden, um Meilensteine zu terminieren, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuzuordnen sowie laufende, ausstehende sowie erfüllte Arbeitsstände einsehen zu können. Die unmittelbare Verknüpfung mit Confluence erleichterte vor allem das Gesamtprojektmanagement und die Vorbereitung der quartalsweisen Verbundtreffen, zu denen die Partner\*innen ihre Arbeitsstände abglichen.
Ein Beispiel der **Verknüpfung von JIRA und Confluence** zeigt der Zeit- und Meilensteinplan je Arbeitspaket, wie er aus JIRA heraus in Confluence abgebildet wird:
*Abb. 6 Verknüpfung der Hauptarbeitspakete in Confluence mit dem Zeit- und Meilensteinplan in JIRA*
Außerdem erscheint zu jedem Arbeitspaket in Confluence die Übersicht der Meilensteine aus JIRA - mit dem jeweiligen Erfüllungsstatus. So wird allen Beteiligten eine gute Orientierung für die Berichterstattung und zum Handlungsbedarf gegeben.
In 2021 ging das hier vorliegende **Wissens-, Transfer- und Vernetzungsportal** online, das sich mit Angeboten und Informationen zum Lernen und Kooperieren mithilfe digitaler Medien an Unternehmen der Energietechnik richtet. Im Projektverlauf hatte sich gezeigt, dass Unternehmen am ehesten durch niedrigschwellige Angebote gewonnen werden können. Somit war es wichtig, neben der Wissensvermittlung in überschaubaren Formaten auch Einstiegsmöglichkeiten in die Online-Zusammenarbeit zu schaffen: Sei es mit einer Biete-Suche-Seite oder frei gestaltbaren Arbeitsräumen zur Entwicklung von Ideen und Projekten, den Spaces. Das Wiki spiegelt Projekterfahrungen wider und lädt zum Erfahrungsaustausch ein.
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