» Der Start einer neuen Arbeitsweise in vertrauter Umgebung nimmt den Druck der schnellen Tool-Auswahl und sorgt dennoch dafür, schnell mit neuen Methoden starten zu können.
» Für den Einsatz neuer **Kollaborationssysteme in einem neu gebildeten Konsortium** ist abzuwägen, welche Funktionen die höchste Dringlichkeit haben und den stärksten Mehrwert für die Nutzer\*innen bringen. In Abhängigkeit von den bei den Beteiligten bereits etablierten Systemen unterscheidet sich der spezifische Bedarf der Partner\*innen und es lohnt mit dem kleinsten gemeinsamen Nenner zu beginnen.
» Im Auswahlverfahren hat sich die weitere Spezifizierung der Anforderungen im Vergleich zu den verfügbaren Funktionen verschiedener Tools durch eine kleinere Arbeitsgruppe bewährt. Die Lead-Partner\*innen der Hauptarbeitspakete waren dafür prädestiniert, zumal sie ein besonderes Eigeninteresse an einem Projektmanagementinstrument hatten, um auch den Arbeitsstand in ihren Hauptarbeitspaketen gut im Blick zu behalten.
» Mithilfe einer gewichteten Bewertung konnte schnell Konsens zu den vordringlichen Anforderungen erzielt werden. Dies erleichterte die Tool-Auswahl.
» Die **vorgezogene Entwicklung der Verbundplattform** ermöglichte den sofortigen Einstieg der Partner\*innen in die webgestützte Zusammenarbeit und Ergebnisdokumentation, wodurch wertvolle Erfahrungen über einen längstmöglichen Projektzeitraum gesammelt werden konnten. Damit lieferte das projektinterne Vorgehen wichtige Erfahrungen für die Konzeption des Wissens- und Transferportals in Vorbereitung einer Transfer- und Vernetzungsstelle.
» Die **Verknüpfung von webbasiertem Projekt- und Dokumentenmanagement** vereinfachte die Berichterstattung und Steuerung des Konsortiums von Beginn an. Über eine technische Schnittstelle waren Termine und Erfüllungsstände in beiden Systemen sichtbar, so dass auch auf zeitliche Engpässe schnell reagiert werden konnte.
» Für jedes Partnerunternehmen wurde ein **Account** eingerichtet. Nachrichten und Kommentare im System konnten somit direkt an ausgewählte Partner\*innen adressiert werden. Sofern Partnerunternehmen auch ihr internes Projektmanagement über die Verbundplattform organisieren möchten, empfiehlt sich das Einrichten mehrerer Accounts je Unternehmen, um Aufgaben direkt den Verantwortlichen zuleiten zu können.
» Mit der gemeinsamen **Tool-Einführung** anhand konkreter Dokumentationsanforderungen zum Ende des ersten Projektjahres konnte die synergetische Partnerarbeit im Kollaborationssystem direkt starten. Um den Einarbeitungsprozess weiter zu unterstützen, erarbeitete die HTW ein Handout mit Erläuterungen zur Funktionsweise beider Systeme. Auch dieses wurde in der Plattform vorgehalten und anhand der Anwendererfahrungen fortgeschrieben.
» Um Online-Kollaboration nicht nur gut zu starten, sondern auch am Laufen zu halten, braucht es konkrete und vor allem wiederkehrend dringliche **Anlässe für alle Beteiligten**. Empfehlenswert ist ein gemeinsam entwickeltes Konzept, das die Bedarfe der Zusammenarbeit auf der Plattform im Sinne einer partnerschaftlichen Vereinbarung beschreibt.
» **Arbeits- und Entscheidungsprozesse** wurden durch Umfrage- und Kommentarfunktionen erleichtert und in Relation zum bislang üblichen Austausch per E-Mail beschleunigt.
» Um Inhalte von Beginn an in einer sinnvollen und intuitiv nachvollziehbaren Struktur online aufzubereiten, half es **Seitenstrukturen** für die unterschiedlichen Dokumentationsbereiche und -anforderungen zu entwickeln. Diese konnten als Vorlagen für neue Bereiche verwendet werden, was wiederum die Handhabung des Systems vereinfachte.
» **Workshops und Veranstaltungen** wurden in Confluence arbeitsteilig vorbereitet. Integrierte Umfragen halfen, schneller Entscheidungen zu Themen, Beiträgen und Terminen zu treffen.
» Auf das Erstellen separater **Präsentationen zu Arbeitsständen** zu den Verbundtreffen konnte durch die einheitliche Seitenstruktur verzichtet werden.
» **Arbeitsergebnisse** in Form von Analysen, Konzepten, Strategien, Handreichungen sowie Weiterbildungs-/Erprobungsangeboten wurden in vorstrukturierten Ergebnisseiten gesammelt.
» Um Unternehmen für Teilnahme am Projekt zu gewinnen, war es wichtig alle relevanten Ergebnisse gut im Überblick zu haben, um Synergien auszuloten und in der Ansprache der Unternehmen zu nutzen. Die Zusammenstellung von Angebotsbeschreibungen und Handouts in Confluence erleichterte die **Verzahnung der Partnerangebote**.
» Die quartalsweise **Berichterstattung** zu Arbeitsständen wurde durch die vorbereitende Dokumentation aller Partner\*innen in Confluence stark vereinfacht und übersichtlicher.
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